コラム

PowerPointで資料作成する際に気をつける4つのコツ 

PowerPoint資料作成する際に見ていただきたい記事です。 

・目次で話す内容を明確にする 

私が資料作成する際に一番気をつけているのが「目次で明確にする」です。 

これから何をどれだけ話すのかをあらかじめ伝えておくことで、始まりと終わりが分かるようになります。 

もし、目次無しで説明を始めると内容が全く分からない状態でどんどん進むので 「いつまで続くの?どこを注目して聞けばよいか分からない」と思わせてしまうかもしれません。 

私は聞き手に思いを伝えるのが発表の意味だと思っているので、目次は必ず作成しています。 

・スライドに情報を詰め込みすぎない 

次に私が資料作成で気をつけている点は「スライドに情報を詰め込みすぎない」です。
 
発表したいことがたくさんあった時、全部スライドに収めようすると文字でいっぱいになってしまい分かりづらくなります。 

この対策として「スライドは必要最低限な情報だけ書いて、後は自分で話して補足」がおすすめです。 

・PowerPoint発表の準備 

  1. まずスライドを作る前に「この発表で絶対伝えたいこと・絶対ではないが伝えたい」ことに分けてメモ等に書き出す
  2. 書き出した「この発表で絶対伝えたいこと」を見ながら、一番初めのタイトルのスライド・目次スライドを作る
  3. 作った目次スライドに沿って各項目のスライドを作る
    (文字がいっぱいにならないよう、スライドに少し空白が出来るぐらいにする)
  4. 作ったスライドが間違いないか確認する
    (アカデミーの職員さんや、上司の方にも報告し、確認してもらう)
  5. スライドに問題がなければ、1.で書いた「絶対ではないが伝えたい」を見ながら発表原稿を作成する 
    (この時にスライドに書き切れなかったことを話せるように原稿を作る) 

以上が私のPowerPoint発表の準備になります。参考になれば幸いです。 

・発表の際、意識していること 

私は緊張すると声が出にくくなってしまいます。

なので発表の時はとにかく「一文字でも多く発語しよう」と思っています。

一文字でも声に出せたら、その後は割とスムーズに話せるようになるので特に意識しています。  

「悪い状況を想像しすぎない」ことも大事です。  

「声が出にくくなって発表の時間がおしてしまい迷惑をかけてしまうのではないか」などを考えてしまうと尚更緊張が強くなるので、「事前に声が出にくくなることを伝える・よく知っている方に同席してもらう」等をすると緊張が緩和されるかもしれません。 

今回は「私がPowerPointで資料作成する際に気をつけていること」をテーマに書いていきました。 

資料作成は個人によってやり方も違うと思います。

もしPowerPointの資料作成で困った際にこの記事がお役に立つ事があれば嬉しいです。 


サスケITサービス株式会社
岡矢 哲汰
Tetta Okaya

脳性麻痺と診断され車いすでの生活を送っています。
高校卒業後から1年後介護サービスを利用しながら一人暮らしを始めました。サスケ・アカデミー高松での在宅訓練で得た経験や感謝をいかして日々挑戦を恐れず業務に熱意をもって取り組んでいます。

これからの夢
就労時間を延ばせるように会社に貢献し日々皆様が明るく楽しくなるような記事を発信しています。


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