コラム

転職や就職活動メール「見たらすぐ」返信

転職や就職活動を進めていくうえで現在は電話よりも比較的メールを用いる場合が多いようです。

ビジネスメールの書き方って謙譲語?送るタイミングや言い回しなどに不安になる人も多いのではないでしょうか。

少し基本マナーをまとめてみましたので参考にしていただければ幸いです。

Contents
1、メール受信して「見たらすぐ」返信
2、頂いたメールにはすべて返信?
3、件名の書き方は?
4、本文の基本
5、フリーメールはOK?
6、まとめ
<よく使う敬称の例>
<謙譲語の例>

1、メール受信して「見たらすぐ」返信

応募企業からメールを受信して見たらすぐ、返信するほうが良いです。
早い返信にマイナス印象を持つ人はいないので「見たらすぐ」返信を心がけたいですね。
遅くとも「24時間以内」に。
もし、日程調整などが必要の場合、「ご連絡ありがとうございます。何日までにはご返信します」といった「取り急ぎの返信」をしたほうが良い印象がもてます。
出来るだけ応募企業の就業時間内に送信。
あまり遅い時間に見たら、翌日の午前中に返信すると良いですね。

 

2、頂いたメールにはすべて返信?

基本は頂いたメールにはすべて返信しますが、自動返信メールには、返信する必要はありません。
緊急の内容であれば、担当者に直接、電話で確認連絡すること。

 

3、件名の書き方は?

件名は「用件・名前・Re残し」
過去のメールを確認する可能性があるので、返信する際は「Reを付けたまま」で、件名を変更しない。
「Re」が増えてきたら、1~2個残して削除し、件名は「変えずにそのまま」で。
やりとりの内容が変わるときは、件名を変更。

 

4、本文の基本

本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」
【宛先】
法人格は略さず企業の正式名称で記載し、部署名、担当者の氏名を。
部署名や担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」として。

【あいさつ】
初めての時「お世話になります」2回目以降は「お世話になっております」が基本ですね。
選考の段階に応じて、「貴社中途採用に応募しております〇〇です」「〇〇大学××学部3年の〇〇と申します」など。

【内容】
半角カタカナ、記号、顔文字を使わない。 改行を入れる。
「〇〇をお願いできますでしょうか」など、謙虚な言い回しの心掛けできると良いと思います。

【締め】
「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、忙しい中メールを読んでくれたことへの感謝が伝わる言葉をつけると良いですね。

【署名】
名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。
「現職の社名」は必要なし。
本文との区切りを分かりやすくするために「-」「=」などで、シンプルな線を入れると見やすいですね。

 

5、フリーメールはOK?

フリーメールはOK、携帯電話会社のキャリアメールアドレスはNG?
企業によってはフリーメールはNGの場合もあるので、よく確認したほうが良いですね。

特に記載がない場合は、転職活動・就活専用にフリーメールのシンプルなアドレスを取得し、色文字や太字などの装飾なしでシンプルにする。
携帯キャリアのメールアドレスは添付ファイルの容量制限で、ファイルが開けない、採用企業からのメールが迷惑メールBOXに入ってしまう、などあるので、気を付けておきましょう。

 

6、まとめ

郵便物もメールも、一度送ってしまうと取り消しができません。
誤字脱字がないかなど、しっかり確認することが大切ですね。

 

<よく使う敬称の例>

企業(団体・学校など)や部署宛の敬称は「御中」
個人宛の場合は「様」を使用
「御中」や「様」などの敬称は併用しない

株式会社◯◯ 御中
株式会社◯◯ 人事部 御中
株式会社◯◯ 人事部 採用ご担当者様
株式会社◯◯ 人事部 鈴木太郎 様
採用ご担当者様

 

<謙譲語の例>

相手や第三者に敬意を表するために、自分自身や自分の行為をへりくだって表現するものです。

する= (相手からの許可や好意により恩恵を受ける行為の場合)させていただく
(自分が一方的に行う行為の場合)いたす いたします

言う= 申す、申し上げる

行く= うかがう、参る

知る= 存じる、存じ上げる、承知する

見る= 拝見する

聞く= 拝聴する、うかがう

わかる= かしこまる、承知する

受け取る= 賜る、頂戴する、拝受する

思う= 存じる、拝察する

考える= 拝察する、検討いたします

 

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