コミュニケーションは、私たちの生活や仕事を円滑に進める上で欠かせません。
テレワークの導入や、さまざまなコミュニケーションツールの登場により、社会人に求められるコミュニケーションスキルも変化してきました。
同期・非同期コミュニケーションもそのひとつですが、あまりなじみがないと感じる方も多いと思います。
この記事では、社会人に必要なコミュニケーションスキルについて、同期・非同期コミュニケーションを中心に解説します。ぜひ参考にしてください。
コミュニケーションスキルとは？
コミュニケーションスキルとは、他者との情報共有や意思疎通をスムーズに行うための方法や技術、知識のことです。
言い換えると次のようになります。
- 自分の考えを相手に伝えるだけではなく、相手の伝えたいことを正しく理解するための会話力
- 双方向でやりとりする能力
社会人に必要な同期・非同期コミュニケーションとは？
社会人に必要なコミュニケーションスキルにはさまざまな種類があります。ここでは、同期コミュニケーションと非同期コミュニケーションの2つについて解説します。
同期コミュニケーションとは、相手とリアルタイムで行うコミュニケーションのことです。
例）対面での会話や電話、ウェブ会議ツールなど
非同期コミュニケーションとは、相手と異なるタイミングで行うコミュニケーションのことです。
例）メールやLINE、Slackなど
日常で使用することも多く、便利なコミュニケーション手段ですが、デメリットもあるため理解した上で使う必要があります。
それぞれのメリット・デメリットについて以下にまとめました。
| メリット | デメリット | |
| 同期 | ・相手の反応がリアルタイムで分かる ・参加者同士で即座に情報共有できる ・意思決定が迅速・ディスカッションできるので、新たな意 見が生まれやすい |
・参加者の時間や場所を合わせる必要がある ・それぞれの意見が飛び交うと時間がかかる |
| 非同期 | ・都合のいいタイミングで確認や返信できる ・履歴が残るので伝え忘れなどのミスが減る ・考える時間を持てる ・内容を確認して優先順位がつけられる |
・文字だけで伝わりきれない場合がある ・相手の感情が分からない ・コミュニケーションに時間差が生じる ・緊急の用件には不向き |
パソコンやコミュニケーションツールの操作ができれば大丈夫？
テレワークの普及により、在宅でほぼ完結する仕事も増えてきました。
しかし、パソコンやツールの操作が完璧にできるからといって、仕事がスムーズに遂行できるとは限りません。
どのような仕事でも会社やチームなどに所属し、目標を達成するために他者と協力しながら業務を行います。業務を遂行していく中で、自身の意見を求められる場合もあるでしょう。
そのような時、対面であれば表情などから相手の理解度はある程度判断できます。相手の反応を見て意見を追加・修正することもできるでしょう。
しかし、メールなど非同期コミュニケーションの場合は表情が見えず、文章で判断するしかありません。そのため、対面時以上に、相手に伝える力と相手の思いを察する力が必要になるのです。
社会人として仕事をしていくには、パソコン操作や知識だけでなく、コミュニケーションスキルも求められていると考えましょう。
同期・非同期コミュニケーションで気をつけたいこと
同期・非同期コミュニケーションを身につけ仕事に生かすためには、それぞれのメリット・デメリットを理解した上で、適切な使い方をすることが重要です。
①急ぎの場合は電話で連絡しよう
非同期コミュニケーションに慣れると、電話や対面でのやりとりがおっくうになる時もあります。しかし、至急対応が求められる場合、メールなどでは時間差が生じ対応が遅れてしまうことも考えられます。
トラブルを防ぐためにも、急ぎの場合は電話連絡し迅速に対応しましょう。
②長文にならないよう、要点を押さえよう
長文になると内容が伝わりにくく、一方的な印象を与えます。見出しを付けたり、箇条書きにしたりと、端的で分かりやすい内容になるように意識しましょう。
③同期・非同期コミュニケーションを併用しよう
同期・非同期コミュニケーションのメリットを生かし、スムーズにやりとりをしましょう。
例）電話で相談や確認をしたい場合
事前にメールなどで相手の都合を確認してから電話をする（非同期→同期）。
例）メールの資料を至急確認してほしい場合
電話で資料を送る旨を伝えてからメールを送付する（同期→非同期）。
まとめ
コミュニケーションスキルは、社会人に求められるスキルのひとつです。難しいと思われがちですが、基本的なことを学び、経験を重ねることで身についていきます。
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